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会议常见问题

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会议地点的选择

会议地点是如何选择的,由谁来选择?使用什么标准?

欧空局一般会提前五年选择年会举办的城市。会议必须提前这么长时间计划,因为满足我们所有选择要求的城市数量有限。许多其他组织也在寻找可以举办会议的城市。

会议委员会负责监督选址过程。为了开始选址过程,委员会在考虑了许多因素后编制了一份候选城市名单:会议出席率趋势、会议中心规模、酒店选择、城市声誉以及过去会议调查的反馈。此外,由于歧视性的州法律,目前有18个州不被考虑为ESA会议地点:阿拉巴马州、阿肯色州、佛罗里达州、爱达荷州、爱荷华州、堪萨斯州、肯塔基州、密西西比州、蒙大拿州、北卡罗来纳州、北达科他州、俄亥俄州、俄克拉荷马州、南卡罗来纳州、南达科他州、田纳西州、德克萨斯州和西弗吉尼亚州。

候选城市会收到一份提案请求,要求提交该协会的后勤需求和要求的会议日期。感兴趣的城市可以向欧空局提交主办会议的提案。这些建议包括租用会议中心空间的费用和为与会者预订酒店的费用。每个城市最优先考虑的是吸引会议,这将增加当地酒店、餐馆、零售、博物馆和其他当地景点的商业收入。在一个组织承诺预订的酒店夜数和城市愿意提供的整体会议空间包(包括空间数量和使用价格)之间通常需要权衡。由于有大量的口头会议,欧空局的会议相对于其他有同样规模旅馆的会议,对同时开会的房间空间有很高的需求。

在审查提案后,会议委员会将缩小候选城市的范围,首先评估会议中心的租金和酒店房价。欧空局优先考虑让与会者,特别是学生,负担得起会议。委员会在将名单缩小到前三个候选城市时考虑的特征包括以下变量:

  • 网站的可用日期
  • 会议中心的大小和可用空间的布局
  • 多种酒店选择和房价价位
  • 合同条款,如酒店集团减员罚款、取消条款、社会责任、优惠、回扣和奖励
  • 城市作为旅游目的地的声誉和吸引力
  • 包容性
  • 犯罪与安全
  • 到城市的交通:机场大小,航班的可用性/价格,与会者的驾驶距离
  • 城市交通:可步行性,公共交通选择
  • 会议中心附近有多种餐厅/位置/价格点
  • 天气,特别是潜在的破坏性天气

接下来,会议委员会主席、欧空局执行主任和会议主任将访问前三个候选城市。他们与会议中心和旅游局的工作人员会面,参观会议空间,参观街区内的酒店,并参观一些与会者可能会感兴趣的当地景点。在完成实地考察后,会议委员会就未来的具体会议地点向理事会提出建议。

我为什么要住在ESA宿舍?

ESA努力协商最好的,最便宜的酒店价格。住在小区里,你就是在帮助支持今年和未来几年的年会。当你住在官方酒店街区时,你住在ESA亲自检查和审查的酒店物业,以确保住宿质量、服务水平、安全和安保的适当和足够的水平。作为使用城市会议中心的要求,ESA签署了一份合同,规定与会者将使用一定数量的酒店房间,以实现他们的收入目标。为了能够为欧空局会议预留足够的空间,我们保证在合同酒店预订和使用数千个酒店房间。如果我们不能使用这些房间,欧空局将受到经济处罚。如果欧空局会议与会者在欧空局官方酒店之外预订,他们就会妨碍我们满足合同要求的最低预订房间数量的能力。

虽然我们可以理解在线交易在房间区之外住宿的直接吸引力,但ESA希望与会者了解选择不住在房间区对年会未来的长期影响。承担未能满足房间区域承诺的成本将意味着未来与会者注册价格的上涨,可能意味着城市将不愿意在未来几年与我们合作举办我们的大会。

尽量减少和减轻环境成本和影响

欧空局如何最大限度地减少会议对环境的影响?

选址在帮助欧空局减少对环境的影响方面发挥着重要作用。我们看看会议中心、酒店和城市如何管理他们的可持续发展项目。雷竞技raybetDota2比分波特兰(俄勒冈州)、盐湖城和蒙特利尔在会议中心可持续发展方面处于领先地位。这些城市的会议中心限制塑料和纸张的使用,制定了回收计划,并提供从农场到餐桌的食品和饮料选择。一些中心有屋顶花园、蜂箱和可降解餐具。欧空局鼓励会员使用可重复使用的杯子和水瓶,以进一步减少浪费。我们试图选择步行性得分高、公共交通选择健全的城市。酒店选择了从会议中心步行方便的酒店。

过去15年来,欧空局一直在系统地减少年度会议所需的文件。数字摘要已经取代了印刷摘要书。每个手提袋里的纸质广告大约在10年前就被淘汰了。欧洲航天局每年都在移动应用程序中添加更多内容。袖珍指南是几年前推出的,与会者可以在应用程序上使用。与全尺寸的程序不同,袖珍指南的环境足迹更小,因为它使用的纸张要少得多,而且是在当地印刷和交付的。

欧空局如何减轻会议对环境的影响?

地球管理是欧空局的高度优先事项,我们展示这一价值的一种方式是减轻年会对环境的影响。自2015年起,一家当地环保组织被选中接受环境补偿捐赠计划的捐款。欧空局为每位参加年会的注册人贡献$5.00。当地主办者提名一个当地组织接受理事会批准的资金。

照顾孩子

会议提供哪些托儿服务?

儿童保育由一家有执照、保税和保险的儿童保育公司Kiddie Corp.提供,ESA多年来一直与Kiddie Corp合作,为我们的与会者提供现场儿童保育计划。该项目面向6个月至12岁的儿童。

自1997年以来,欧空局在年度会议期间提供托儿服务,以响应第一次《生态中的妇女和少数群体报告》(WAMIE I, 1993年)中提出的建议。WAMIE II(2006)进一步建议,儿童保育应始终设在会议场所,并应始终提供高质量的服务。以前每次会议使用不同的当地提供者时,地点和质量都有所不同。为了解决这些问题,ESA已与Kiddie Corp签约,在最近的年会上提供儿童保育服务。Kiddie Corp以可预测的价格提供始终如一的高质量服务,并被许多同行社会所使用。育儿需求包括劳动力、培训、设备(婴儿床和高脚椅)和责任保险。Kiddie公司提供所有这些服务是其与欧空局协议的一部分。

育儿费用是如何确定的?

欧空局为这项服务补贴总费用的50%,以使所有参与者都能获得这项费用。补贴之后,使用这项服务的每小时费用是每个孩子每小时9美元。参加者的费用与我们的同行协会一致,其中许多协会还补贴参加者的儿童保育费用。

对父母还有哪些考虑?

我们随时欢迎家长带着他们的孩子参加科学会议和参观展厅。ESA提供免费的护理人员徽章,以帮助支持家庭和那些与护理人员一起旅行的家庭,让他们在整个会议期间完全接触注册者。(请注意,任何要求免费护工徽章的与会者都可以获得。)

ESA在会议中心提供护理和哺乳室。这些房间为护理提供了一个安静和私密的地方,包括一个私人护理区,配有冰箱、电源插座和舒适的家具。

咖啡休息和点心

为什么没有更多的咖啡和更频繁的点心/零食?

会议中心的租赁权的定价和运作方式很像体育馆和机场的租赁权。

欧空局在年会为期五天的咖啡休息时间上花费高达7万美元。欧空局必须从会议中心购买所有咖啡和茶点,这是所有会议中心的标准做法。欧洲航天局不允许购买和携带自己的咖啡或食物。这是会议预算中昂贵的一部分。2019年,肯塔基国际会议中心的咖啡或热水茶的每加仑价格为52.00美元,加上22%的服务费,每加仑总共63.44美元。2018年,在新奥尔良,费用为58.00美元,加上21%的服务费,共计70.18美元。一加仑咖啡相当于21- 6盎司杯或10- 12盎司杯。根据参加会议的人数,我们每次休息点140 - 200加仑的咖啡。我们尽量确保其他咖啡和零食供应商在现场或在步行距离内。

访问和与会者支持

欧空局的注册率与其他学会相比如何?

欧空局优先考虑让与会者能够负担得起会议注册费用。下图比较了欧空局2022年年会与其他学会的注册率。
注册类型-早鸟 欧洲航天局 AGU的 昆虫学 爵士 捧场
成员 425.00美元 585.00美元 495.00美元 189.00美元 525.00美元
非会员 620.00美元 775.00美元 765.00美元 299.00美元 595.00美元
名誉会员 215.00美元 295.00美元 355.00美元 0美元
学生会员 210.00美元 295.00美元 225.00美元 189.00美元 355.00美元
学生非会员 275.00美元 390.00美元 355.00美元 299.00美元 425.00美元
K-12/Pre-College教育会员 260.00美元 50.00美元 0美元
发展中国家成员 130.00美元 225.00美元 189.00美元 0美元
发展中国家非成员 200.00美元 299.00美元 0美元

*2021 - 2022年网上价格。
** AGU和Entomological是在人的同时
ASLO和SER为虚拟速率。

为什么要对贡献的摘要进行同行评审?评审过程是怎样的?

欧空局3年前采用了对提交的摘要进行同行评审的方法,以提高报告的质量。两年前,我们扩大了项目委员会的规模,以帮助支持这一进程。贡献的摘要由来自ESA章节和章节的志愿审稿人进行盲审。每个摘要分配给三个审稿人。一旦同行评审完成,项目委员会将对评分低于4分的摘要进行二次同行评审。汇总同行评议评分时,4分以上的摘要自动被接受。在此二次审查的结论,最终决定是否接受,拒绝或是否应该提供修订

所有摘要需要满足以下标准:

  • 摘要主体不超过400字,分为两个部分(每部分不超过200字):背景/问题/方法,其中明确确定研究的目标,描述方法;结果/结论,其中明确报告了研究的具体结果,并简要讨论了它们对生态学的影响。
  • 摘要必须主要报道生态学领域的新工作。
  • 评论以前的工作是不允许的贡献的演讲和海报。
  • 摘要必须报告具体的结果。结果可能是初步的,但不会含糊不清。没有明确说明结果的摘要将被拒绝。
  • 可以理解的是,描述非传统工作的摘要可能缺乏定量数据;然而,仍然期望摘要将解决一些问题,并有一个描述具体发现的“带回家的信息”。
  • 摘要必须清楚。写得不好的摘要会被拒绝。
  • 摘要必须用英语或法语写(为了纪念我们今年的联席会议),必须遵循标准的语法和标点规则。

学生可以选择做志愿者来抵消注册费吗?

欧空局的学生志愿者计划为任何水平的学生提供在会议上提供帮助的机会,以换取报销的Early Bird注册。申请人必须注册参加会议,并在“早起鸟”截止日期前提交志愿申请。很多志愿者的时间都花在帮助演讲者加载他们的幻灯片上,然后在会议期间待命,以防需要A/V支持。

欧空局提供旅游奖励吗?

欧空局的许多部门和分会每年都提供旅行奖励,以抵消参加年会的费用。这些奖项由每个章节和/或部分独立管理。

有房间和拼车论坛吗?

年会网站提供了一个空间,人们可以参加一个房间和拼车论坛,以抵消旅行成本。

历史会议出席率是多少?

一年 城市 出席
1999 斯波坎 2806年
2000 雀科小鸟 2562年
2001 麦迪逊 2898年
2002 图森 3721年
2003 萨凡纳 2716年
2004 波特兰 3766年
2005 蒙特利尔 4298年
2006 孟菲斯 2802年
2007 圣荷西 4140年
2008 密尔沃基 3319年
2009 阿尔伯克基 3599年
2010 匹兹堡 3489年
2011 奥斯丁 3691年
2012 波特兰 4996年
2013 明尼阿波里斯市 3321年
2014 萨克拉门托 3629年
2015 巴尔的摩 4664年
2016 劳德代尔堡 2545年
2017 波特兰 4533年
2018 新奥尔良 3513年
2019 路易斯维尔 2791年
2020 虚拟 3900年
2021 虚拟 3066年

ESA会议对残疾人开放吗?

是的,在注册过程中,ESA包含一个ADA部分,每个人可以选中一个框,表明他们需要额外的服务以使他们能够参加会议(例如移动滑板车,助听器的循环插件)。欧空局将直接与个人联系,以获得有关如何协助他们完成请求的更多信息。
欧空局在提出要求时向这些人提供免费的护理徽章。所有的会议中心和酒店场地都是ADA无障碍的。ESA还提供了一个安静的房间供使用。欧空局鼓励任何有特殊要求的人,在常见问题解答中没有包括通知会议团队gro.ase@sgniteem提前做好准备,以便尽一切努力满足要求。

欧空局接受饮食要求吗?

与会者可以在参加活动时提出饮食要求,包括宗教饮食要求或过敏人群。对于出席人数众多的大型活动,ESA提供了广泛的食物选择,以适应许多饮食偏好。欧空局跟进登记人,以澄清小型到中度出席活动的无障碍要求,如多样性午餐会。ESA要求所有的自助食品都要贴上配料标签,以提供额外的配料意识。

ESA提供中性卫生间吗?

ESA在会议中心提供中性浴室。

欧空局是否支持使用性别代词?

欧洲航天局为与会者提供了一种选择,可以在徽章上使用带有性别空格的贴纸。

当前有哪些会议内容可以虚拟访问?

欧空局近年来录制了几次全体会议的讲座视频,可供欧空局YouTube频道或欧空局Vimeo频道在线观看。2019年,开幕全体会议、科学全体会议和颁奖典礼、新植物学家信托基金主题发言人、USSEE全体会议和最新进展讲座都被录制并发布在ESA的YouTube频道上。2018年的开幕式全体会议进行了直播,目前可在欧空局Vimeo频道和YouTube频道观看。

从2007年至今,所有欧空局的报告摘要都可以在网上找到。在可预见的将来,这些会雷竞技raybetDota2比分议的在线程序仍将供搜索和浏览。2006年以前的会议摘要可按要求索取。

自2012年以来,所有演讲作者都被邀请在千人学院(F1000)网站上分享他们的幻灯片或海报。目前,通过F1000分享了最近欧空局会议上的450多个演讲。2012年之前,鼓励论文作者向《自然学报》投稿。

欧空局为什么要收取抽象费用?

从2020年开始,提交任何形式的演讲摘要都将收取60美元的摘要费(海报免收费用),没有资金支付费用的人也可以选择退出。摘要费用将使学会能够探索使用新的技术工具,解决对数字内容日益增长的兴趣,同时保持预算,继续支持提交摘要的核心管理成本。

下图比较了欧空局2022年年会与其他学会的抽象费用。

抽象的费用

欧洲航天局

AGU的

捧场

APS

美国科学促进会

成员资格要求

没有

是的

没有

没有

没有

会谈

60美元

70美元

75美元

海报

0美元

70美元

75美元

100美元

25美元

学生

60美元

40美元

45美元

100美元

25美元

低收入或中低收入国家

0美元

0美元

“隐藏”选项

是的

没有

没有

没有

没有

退还的

没有

是的

是的

是的

是的

** 2021年和2022年价格

欧空局计划为未来的会议提供哪些在线会议内容?

2020年,欧空局举行了首次虚拟会议。所有演讲和海报演讲者都被要求在会议前上传他们的演示文稿。演讲者被鼓励为他们的幻灯片录制音频。所有全体会议都作了记录。所有注册的会议参与者都有一年的时间可以观看演讲。2021年的会议也是以虚拟方式举行的,所有演讲和海报演示都在会议前上传。2021年,研讨会、实地考察、特别会议和短期课程组织者也都能够上传演示文稿,并记录他们的会议。所有全体会议都已录制,目前可在会议平台或欧空局YouTube频道上观看。在2022年7月之前,所有注册与会者都可以参加这些演讲。对于2022年的会议,我们将提供有限的虚拟内容。 The plenary sessions will be recorded like past years. Select workshops, short courses, and social events have decided to be only virtual. These sessions will take place in Zoom. The asynchronous Q&A built into the platform will be available for attendees to ask questions and presenters to answer them. This will allow virtual attendees to ask questions and in person presenters to see them. Presenters who are giving talks will be highly encouraged to upload their slides and record audio (with closed captions) within the meeting platform. Poster presenters are highly encouraged to upload their poster within the meeting platform. The goal is to maximize access for virtual attendees to view on demand presentations. Presentations will be released after the presentation is given in person. Access to the virtual platform will be available until July 2023.

年会期间,ESA需要支付多少Wi-Fi费用?

ESA在会议中心提供Wi-Fi供所有与会者使用。Wi-Fi的费用每年都不同,这取决于每个会议中心向ESA收取多少费用。2019年,欧空局在肯塔基国际会议中心为Wi-Fi支付了2.2万美元,2018年欧空局在新奥尔良支付了1.95万美元。

创建安全的会议环境

欧空局有行为准则吗?

所有欧空局会议和活动参与者,包括但不限于与会者、演讲者、志愿者、参展商、欧空局工作人员、媒体成员、供应商和服务提供商,都应遵守本欧空局行为准则和欧空局道德准则。本行为准则适用于所有场所,包括辅助活动和社交聚会,以及与欧空局相关的在线论坛和讨论。在注册年会或提交提案或摘要时,您必须确认已阅读《行为准则》并将遵守。

我如何报告违反行为准则的行为?

要报告事件,您可以在esa.ethicspoint.com在线提交报告(如果您选择,可以匿名完成),拨打事件热线(884)641-4133,或发送电子邮件gro.ase@tcudnocfoedoc

欧空局有社交媒体政策吗?

欧空局鼓励在我们的年会上公开讨论社会/新媒体渠道。为了在会员的需求和期望之间找到平衡,使会议成为一个安全舒适的空间,年会网站上发布了指导方针。

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